از ایده تا پروژه

12 ژانویه 2022 13:42

از ایده تا پروژه

در سازمان‌ها و تیم‌های پژوهشی، همواره ایده‌ها و پروژه‌های گوناگونی طراحی می‌شوند که بسته به عوامل سازمانی و محیطی، به اشکال متفاوت، به مرحله‌ی اجرا در می‌آیند. معمولاً بسیاری از طرح‌ها، به دلیل کمبود منابع مالی، وقفه‌های زمانی، ناکارآمدی تیم‌های اجرایی و مواردی این‌چنینی، با مشکل مواجه می‌شوند و روند اجرایی دشواری را طی می‌کنند.

مدیر پروژه‌ای موفق است که از همان مراحل اولیه، با رویکردی منسجم، تمام مراحل پروژه را طی و ارزیابی کند و متناسب با منابع و سرمایه‌های موجود، در کمترین زمان،بیشترین دستاورد را به ارمغان بیاورد.

برای تبدیل هر ایده به پروژه، می‌بایست آن را در بخش‌های مختلف مورد ارزیابی قرار داد؛ اموری از قبیلِ جمع‌آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان، تعیین اهداف و راهبردهای فرارو، در برسی ایده‌های پژوهش، بسیار حائز اهمیت هستند. به طور کلی، از مرحله‌ی خلق ایده تا اجرای پروژه، این مراحل طی خواهند شد:

پیشنهاد و انتخاب ایده: در این مرحله، نیازهای موجود شناخته می‌شود، نسبت به وضعیت بازار رقابتی آگاهی حاصل می‌گردد، موانع و محدودیت‌ها شناسایی می‌شود، و سرانجام ایده‌ی اولیه، ارائه می‌گرد.

تشکیل گروه تصمیم‌گیری: برای سنجش ایده‌های مطرح‌شده و تایید یا رد آن‌ها، نیاز به گروهی متشکل از مدیران ارشد است تا بهترین تصمیم را در این فرایند اتخاذ نمایند.

شرح کامل و دقیق پروژه: بر اساس اطلاعاتی که در تایید ایده‌های پروژه مطرح می‌شود، می‌بایست شرحی از روند عملکرد پروژه ارائه داد و تمامی فرصت‌ها و تهدیدهای فرارو را به صورت مستند، در اختیار تیم ارزیابی پروژه قرار داد.

تایید مقدماتی: چنانچه تیم تصمیم‌گیری، به تایید ایده‌های مطرح‌شده رأی دهد، ایده از مرحله‌ی تحقیقاتی وارد مرحله‌ی عملیاتی می‌شود.

تعیین گروه اجرایی پروژه: در این مرحله به انتخاب یک تیم اجراییِ توانمند و تعیین وظایف آن‌ها پرداخته می‌شود. طوری که میان نقش‌ها و منابع انسانی، تطابق وجود داشته باشد. که این کار را از طریق کانون ارزیابی و توسعه‌ی منابع انسانی می‌توان انجام داد.

برنامه‌ریزی عملیاتی توسط تیم اجرایی: تیم اجرایی با توجّه به تخصص و تجربیات خود و مبتنی بر طرح اولیه، یک برنامه‌ی عملیاتی دقیق تنظیم می‌کند.

برسی در حین اجرا: در پیاده‌سازی طرح‌های پروژه، همواره باید بازبینی‌های صورت بگیرد تا نسبت به صحت اجرای طرح، اطمینان حاصل شود؛اگر در این مرحله، نواقصی در طرح وجود داشته باشد مرتفع می‌شود و تغییرات لازم اعمال می‌شود.

نمونه اولیه پروژه: پروژه‌ها برای رسیدن به سطح بالایی از کیفیت و دستیابی به بیشترین بازخورد مثبت، می‌بایست از اهداف کوچک و موقعیت‌های ساده‌تر شروع کنند تا در آینده با بهبود فعالیت‌های خود، رشد و توسعه مضاعفی داشته باشند؛ و در پروژه اصلی موفق‌تر عمل کنند.

رشد و توسعه پروژه: نحوه‌ی بازخورد پروژه‌ی اولیه، راهبردهای مناسبی را فراروی تیم اجرایی قرار می‌دهد. چنانچه با بازخورد منفی روبه رو شوند، می‌بایست در صدد رفع عوامل تضعیف‌کننده برآیند؛ و در صورت بازخورد مثبت، می‌توان برنامه‌هایی برای توسعه‌ی هرچه بیشتر اعمال کرد. در این مرحله می‌توان با جذب سرمایه‌های بیشتر و تقویت منابع انسانی و زیرساختی، توانمندی‌های بالقوه را تبدیل به موفقیت‌های بالفعل کرد.